「仕事のスピードが遅くて、いつも納期ギリギリになってしまう。」
「仕事を速くこなせる人になって、周りからの信頼を得たい。」
そう思っている人は多いのではないでしょうか。
この記事では、仕事のスピードを下げている4個の要因を解説します。これらの要因に心当たりがあったら、今すぐに改善してください。
そうすれば、驚くほどに仕事が速くなります。
「でも大山さん。仕事が速い人っていうのは、もともと頭のいい人なんじゃないですか？」
そう思われるかもしれません。
しかし、仕事の速さは頭の良さとは関係ないんです。仕事が遅いのは、頭が悪いからではありません。仕事を速くこなすためのやり方を知らないだけです。
やり方を変えれば、どんな人でも仕事が速くなります。仕事が速くなると、さまざまなメリットがあります。
主なメリットとして、上司や同僚、部下、取引先の信頼を大いに得ることができるでしょう。
なぜなら「仕事の速さ」というのは、仕事仲間に「この人は仕事ができるな」と思わせる重要な要因のひとつだからです。また、フリーランスや副業を行う人の場合、スピードが上がることで時間あたりの単価をアップさせることも可能となります。
仕事が遅い人は
「いつの間にか締め切り間近になっていた」
「仕事は締め切り直前のギリギリに終わらせている」
「締め切りに間に合わない」
こういったことも少なくないのではないでしょうか。
- 仕事が遅い。
- 納期が守れない。
こういったことが多いと、周りからの信頼を簡単に失ってしまうでしょう。自分も周りも損させてしまわないために。
「自分の行動の何が仕事を遅くさせているのか？」
それを、この記事でしっかりと学んでください。
ここからは、ぜひメモを片手にご覧ください。
【特徴1.事前の情報収集が多すぎる】
仕事が遅い人の特徴1つ目は、「事前の情報収集が多すぎる」です。
あなたは、仕事が来たらまず何をしますか？
とりあえずGoogleを開き、具体的な手順やコツ、不安な点を調べ尽くす。そういった方も多いのではないでしょうか。
安心できるところまで大量の情報収集をしてから始める。
その方法は、今日からはもうやめてください。すぐに作業へ取り掛からず、準備や情報収集ばかりやっている人は仕事が遅くなってしまいます。
過度な準備には、ある3つのデメリットが存在するんです。
【デメリット1.無駄なことまで調べてしまう】
デメリットの1つ目は、「無駄なことまで調べてしまう」というものです。
ネット上には、たくさんの情報が溢れかえっています。
そこから、自分に関係のある情報をすべて調べ尽くす。
そんなことは、現実的に考えて不可能です。
仕事に必要な情報を調べすぎると、「もしかしたらこの情報も必要かも…」
そう思って、余計なことまで調べ尽くしたくなってしまいます。
そのようにして調べた情報は、結果的に使わないケースも多くあります。
その場合、ただ時間を無駄に消費したことになってしまいますよね。
事前の過剰な情報収集は、過度な不安を呼び寄せます。
やりすぎには十分注意しましょう。
【デメリット2.「情報収集をたくさんした自分」を過信してしまう】
デメリットの2つ目は、「『情報収集をたくさんした自分』を過信してしまう」というものです。
たくさんの情報収集をしたあなたは、きっとこう思うでしょう。
「ここまで調べ尽くしたのだから、きっと何があっても大丈夫だ」
しかし、仕事というのは予想外のハプニングがつきものです。
想定外の危機にぶつかった途端、対処法が分からず慌てることになるでしょう。
情報収集は、ときに油断を招きます。
事前に準備した自分に頼りすぎて、アドリブ力が付かなくなってしまうのです。
【デメリット3.結局時間の無駄になってしまう】
デメリットの3つ目は、「どんなに情報収集しても、結局時間の無駄になってしまう」というものです。
「いつも過度な情報収集から始める」という方へ。
情報収集はその時点で100％完了しましたか？
「いざ仕事をスタートしたあとは、追加で情報収集することなんて一度もなかった。」
そう言い切れるでしょうか？
「仕事を始める前に、完璧に情報収集をする。」
実はこれって、非常に難しいことなんです。先ほどの通り、仕事ではやってみて初めてぶつかる壁もたくさんあります。
そういったものは、どんなに慎重に準備しても対処できません。
だから、情報収集のしすぎは時間の無駄なんです。最小限の準備をしたら、あとは「とりあえずやってみる」のマインドが大切と思ってください。
「重要な仕事に対してそんな姿勢で向かうなんて、楽観的すぎませんか？」
今まで徹底的な情報収集をしていた慎重派の方には、そう思われるかもしれません。
しかし、この精神でやった方が結果的に仕事も効率的になるんです。
これまでにあげた過度な情報収集に関する3つのデメリットを見れば、それは明らかですよね。必要以上の準備をすることで取りかかりが遅くなります。その結果、仕事も遅くなります。
だからこそ、準備はほどほどにして業務に取り掛かるようにしましょう。
ただし、準備をまったくしない方がいいというわけではもちろんありません。
本当に必要な最低限の準備とは何か。それは、この先を聞けばわかります。
【特徴2.仮説を立てずに仕事を始める】
仕事が遅い人の特徴2つ目は、「仮説を立てずに仕事を始める」です。
そう、仕事を行う前にすべき準備の1つは、「仮説を立てること」なんです。
では、仕事における仮説とはどういったものでしょうか。
例としては、
- ターゲットは誰？
- ターゲットが商品を買う理由は？
- この仕事の最終目標は何か？
- どうしたらいい結果に繋がるか？
といったものです。
仕事に対する仮説を立てることで、今の自分に必要な情報が見えてきます。
その結果、事前の準備や情報収集を
「本当に自分に必要な分だけ」行えるようになるんです。
「でも大山さん、自分は上手い仮説なんて立てられませんよ。」
「間違った仮説を立ててしまったら、余計に時間がかかるんじゃないですか？」
そう思いますよね。
でも、そこは心配しなくて大丈夫です。まず、「間違った仮説を立ててしまう」というリスクについて人間は、今までの経験則を元に仮説を立てます。
そのため、仮説がそこまで大きく外れることはないんです。
もちろん、仮説が間違っていたとしても問題ありません。
もし仮説がずれていたのなら、間違っていた部分だけをすぐに修正すればいいからです。仮説のないゼロの状態から闇雲に道を進むのはあまりにも効率が悪いです。
まずは、仮説という道筋を立てる。道筋に沿って歩き始め、間違っている部分を見つけたらその一部分を修正する。
この方が安定して進んでいくことができますよ。
【特徴3.仕事の具体的なスケジュールを立てない】
仕事が遅い人の特徴3つ目は、「仕事の具体的なスケジュールを立てずに始める」です。
仮説を立てて、正しい準備をする。それに加えて、もう一つやってほしいことがあります。
それは、仕事の具体的なスケジュールを立てるということです。仕事を始める前、スケジュールを立てる人は多いかもしれません。
しかし、そのスケジュールが具体的でないとまったく意味がないんです。資料の作成を例にとって考えてみます。
「資料作成」という仕事が入った際、予定表に「資料作成」とだけ書いていませんか？
実を言うと、これでは抽象的すぎるんです。
次のように、詳しい作業の流れを考えておく必要があります。
「資料の全体構成を考える。」
「資料作成を行う上での不明点をあぶり出す。」
「あぶり出した質問を上司に尋ねる。」
「資料の作成に取り掛かる。」
「デザインの整えをデザイナーに依頼。」
「完成資料を上司にメールで送信。」
一見遠回りに見えるかもしれません。
「わざわざそんなこと書かなくても頭の中で把握していますよ！」そうも思われたでしょう。
しかし、これを行うことで全体感が把握しやすくなるんです。作業のすべてを視覚化することで、全体でどのくらいの作業があるのかが一目で把握できます。
その結果、
「途中で時間が足りないことに気付く」
「作業のやり直しややり残しが発生する」
といったことも少なくなります。
さらに、細かく予定を立てることで作業の遅れにすぐに気づけます。
「この日までに、構成を考える。」
「この日までに、上司にコンタクトを取る。」
こういった予定を立てておけば、「もう何日なのにまだこのフェーズが終わっていない！」
このように、遅れにいち早く気づくことができますよね。
今度からスケジュールを立てる際は、細かい部分までしっかりと計画するようにしてみてください。
【特徴4.すべての仕事を自分でやろうとする】
仕事が遅い人の特徴4つ目は、「すべての仕事を自分でやろうとする」です。
あなたは、あなたに回ってきたすべての仕事を自分で行っていませんか？
「そんなの当たり前でしょう」
そう思われるかもしれません。
責任感が強い人ほど、すべての仕事を自分でやろうとしてしまいます。
しかし、仕事は子どもの宿題とは違います。ときには誰かに任せることも大切なんです。自分がやらなくてもいいことは、積極的に他人に頼むようにしましょう。
では、自分でやらなくていいこととはどんなものでしょうか。
例としては、このようなものが挙げられます。
- 単純作業。
- 自分でなくてもできるもの。
- 他人に任せた方が、速くできる作業
などです。
フリーランスや副業を行っている人の場合は、クラウドソーシングを通じて他人に委託しましょう。
会社員の場合は、チームの仲間に依頼します。
「仕事を他人に任せるなんて無責任ではないですか？」そう思う方もいるかもしれません。
しかし、これが結果的に効率の良い業務に繋がるんです。「自分がやらなくてもいいこと」を他人に任せると、
あなたには「自分にしかできない仕事」をやる時間ができます。こうすることでより良いアウトプットがあなたの中から生まれます。
すると、会社や社会にもより良いものが生まれます。
社会で仕事を行っていく上では、役割分担という概念をしっかりと活用していきましょう。
【まとめ】
今回は、仕事が遅い人の特徴について紹介しました。
今回の内容を簡単にまとめます。
仕事が遅い人に共通すること。
それは、
- 事前の情報収集が多すぎる
- 仮説を立てずに仕事を始める
- 仕事の具体的なスケジュールを立てずに始める
- すべての仕事を自分でやろうとするでした。
仕事が速くなりたい方は、ぜひ今回挙げた特徴を改めて見てくださいね。
仕事のスピードをあげることで、会社の仲間や取引先から信頼が得られるでしょう。
それだけでなく、気持ちにゆとりを持って仕事ができるようになります。
働き方によっては、給料もアップさせることだってできるんです。仕事のスピードを上昇させて、できる人になりたい方へ。本日の記事をしっかりと復習してください。
あなたが仕事をスピードアップさせて、心豊かに働けるようになることを心から祈っています！
今回のこの記事を動画にしました。ぜひチェックしてみてください。
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