仕事ができない人に「共通する」5つの話し方

あなたの職場にもこんな人はいませんか?

「とにかく、、話が長い!」
「何言ってるか分からない」
「聞いたことに答えてくれない」

笑顔で、ウンウンと聞いていても心の中では

「あー早く終わらないかな」
「えーと、結論はなんだっけ??」

など、思わずイライラすることや、時計をチラっと見てしまった経験あると思います。

でも、

「ここで指摘をしても関係が悪くなるし」
「そんな時間がないからそっと黙って聞いておこう」
「あとちょっとの辛抱だ!」

と、グッと我慢し話を聞いた経験がある方も多いでしょう。
そして、もしかしたら、逆のパターンもあるかもしれません。

  • 相手に分かりやすく伝えるのが苦手
  • 上司の質問に答えたらイライラされた
  • 分かりやすく話せるようになりたい

など、、話し方や、コミュニケーションがどうも苦手だと感じている人は多いです。

そこで、今回の記事では、「仕事ができない人に」共通する5つの話し方をお伝えします。

極端な話、この5つの話し方をやめるだけで、あなたの話し方は「分かりやすい」と褒められるでしょう。

また、「この人、、本当に仕事ができる人だなぁ」と尊敬の眼差しで見つめられます。
話し方を極めて、ビジネス、仕事はもちろん、人間関係など人生を彩り豊かにしていきましょう。
それでは、早速スタートします。

【仕事ができない人に「共通する」5つの話し方】
1つ目:「結論を後伸ばしに伝える」

「大山さん、、結論や伝えたいことを先に伝えるですよね?」
「これは、、社会人の常識なのでみんな知っていますよ!」

最初から、当たり前のことすぎて、ガッカリしたと思います。
しかしながら、意識しているつもりでも結論から答えていない人が多いです。

たとえば、あなたが聞いた質問に対して、
相手は、
「私はこう思って」
「それで、こうこうこうで」

と、自分の気持ちや思ったことを話の中に織り交ぜてくる話し方です。
気持ちはよく分かるのですが、残念なことに、何が言いたいのか伝わってきません。

仕事において一番大切なのは「時間」です。その為にも、結論から話して相手の時間を奪わないことは相手に対する「敬意」や「マナー」。
自分の言いたいことだけをダラダラ喋るのは、無意識に相手の時間を奪ってしまう「時間ドロボウ」になってしまうんですね。

そもそも、僕たち人間は、「認められたい」という欲求を持っています。
言い換えると、「承認欲求オバケ」
SNSで「イイネ」や「コメント」をたくさんもらえると嬉しいです。

それと同じです。

  • こんなに頑張りました。
  • こうだったんです!

と自分のことを理解して欲しい。認めてもらいたい。

なので、多くの人は無意識に、、

  • これまでの過程
  • 考えた理由
  • 努力

などを結論より先に話してしまいます。

ですが、残念なことに、相手が求めているのは、「結論」。
自分の言いたいことはグッと我慢して、まずは相手が知りたい「結論」を伝えるようにしましょう。

面白いことに「結論」から話すと、

  • その過程で大変なことはあった?
  • どんな考えてその行動をしたの?

と、相手も興味を示してきます。

そのときに、承認欲求を満たしてあげれるといいですね。

仕事ができない人に「共通する」5つの話し方
2つ目:「事実ベースで話さない」

事実ベースで話さないとは、自分の「考え」や「思い」など、「解釈」で話すことです。
ちょっとイメージがしづらいと思うので、例を出してみます。

例えば、あなたが上司に「クレームの進捗どう?」と聞かれたとします。

「はい、先方の担当者と上司にお会いしてお詫びをしてきました。」
「先方も納得していただけたので大丈夫だと思います。」
「継続して弊社を使っていただけると思います!」

おそらく多くの方は、このように結論から答えるでしょう。

しかしながら、これは「事実ベース」で話していません。
「え?これのどこがダメなんですか?」
たしかに、結論から答えています。
しっかりと、受け答えをしているように見えるかもしれません。

ですが、「先方が納得してくれていると思います」は「解釈」です。「事実」ではありません。
少し立ち止まってイメージしてください。
なぜ?上司は、「クレームの進捗どう?」と質問をしたのでしょうか?

答えはシンプルです。上司は「安心」したいのです。上司を安心させるために自分の「考え」は不要。
上司が求めているのは「揺るがない事実のみなんです。。」

「そんなこと言ったって、大山さん!事実ってどうやって話せばいいんですか?」

簡単です。数字で話す癖をつけましょう。
先程の、クレームの話を数字で話すと、、

  • 先方の担当者1名
  • 上司の方4名
  • 計5名に謝罪をしました。

早い時点で、謝罪と今後の提案をしました。
担当者と上司含め、5名全員納得していただけました。
来週の水曜日の会議で弊社との継続について確認をとります。
会議が終わり次第、今後の継続についてご連絡いただける予定です。

このように、数字を入れることで紛れもない事実を伝えられます。
安心したい上司も、いつまで待てばいいか分かるので心も穏やかになるでしょう。
そうなんです。

実は、数字を使って事実を話すことは、あなた自身のプライドを守ってくれることにも繋がります。
ですから、質問をされたら、

  • 相手が求めていることは何か
  • 数字を用い「事実ベース」で話す

この2つを意識して答えてみてください。
事実を伝えれば、伝えるほど、あなたの信頼度はアップし、仕事ができる人間として社内の評価もうなぎのぼりになるでしょう。

仕事ができない人に「共通する」5つの話し方
3つ目:「一方的に自分のペースで話すこと」

あなたが後輩に、仕事を教えたときに、後輩は、「はい!わかりました」と言ったので、安心して仕事を任せたとします。
ですが、数時間後に、、後輩から、、「あのー、すみません。この件もう一度、詳しく教えていただけないでしょうか?」
と言われたら、あなたは、

「えー!また教え直し!?」
「さっき、分かりました!って言ったじゃん」
と思わず、、ちゃんと聞いてたの?と言いたくなりますよね。

もしかしたら、、自分の教え方が悪かったのかな?と感じる方もいるかもしれません。
安心してください。相手も自分も責める必要はありません。そもそも人は、長い話を理解できない生き物なんです
ましてや、新しく習うことはなおさら。相手に話を理解してもらうにはあるコツがあります。

そのコツとは、「ここまで大丈夫ですか?と、相手の理解を細かく確認する」これにつきます。
あなたは他にやるここともたくさんあるでしょうから、、一度にたくさんのことを伝えたい気持ちは分かります。

ただ、一気に伝えてしまうとさらに自分の時間を奪われてしまいます。

そうならないためにも、
「ここまで大丈夫ですか?」
「ここまでで、質問はありませんか?」
と、話の途中で細かく相手に問いかけるようにしましょう。

そうすることで、あなたの一方的な話では無くなります。相手も、安心しながら前のめりになって理解しようと努めてくれます。

覚えておいて欲しいのですが、「言った」と「伝わった」では、雲泥の差です。
伝わる話し方をするためにも、「相手の理解を細かく確認する」このことを、意識していきましょう。

それができるだけで、「説明が上手な人だなぁ」と後輩からも慕われる先輩になれます。

仕事ができない人に「共通する」5つの話し方
4つ目:「曖昧な回答をする」

例えば、あなたが、セレクトショップにいき気に入った洋服があったとします。
店員さんに、「これいくらですか?」と聞いたら「だいたい2万円から3万円ですかね?」そのような答えが来たらどうでしょうか?
「1万円も誤差があるけど、どっちなの?」と不安な気持ちになりますよね。

それに、
「この店員さん大丈夫かな?」
「無責任な人だなぁ」
と、お店に対して不信感を覚えます。。

「いやいや、大山さんそんな店員さんいないでしょ!?」
聞こえてきそうですが、ビジネスや仕事、日常の会話では曖昧な答えは頻繁に使われています。
もちろん、僕たちは、ロボットではないので聞かれても、即答できないこともあるでしょう。

だからといって、曖昧な返事はしてはいけません。
「今、即答ができないので、調べてからご連絡いたします」
と、必ず持ち帰るようにしてください。

聞かれたら、答えないといけない。そう無意識に思ってしまいますが、曖昧な表現で、その場を切り抜けることはしない。あなたが、良かれと思って発した曖昧な回答は、相手からは「責任逃れ」をしているように思われます。

ちょっと勇気がいることかもしれませんが、分からないことや、答えに自信がないときは、曖昧に回答せず、しっかり調べから、正確なことを伝えましょう。

そうすることで、「ちゃんとしている人だ!」と、あなたの信頼度が格段に上がります。
金輪際「曖昧な答えは言わない」そう自分に約束しましょう。

仕事ができない人に「共通する」5つの話し方
5つ目:「主語が「I」自分になっている」

僕たちが話す日本語で主語を自分にするのは当たり前ですよね。日常会話であれば、全く問題はありません。

ですが、今回は「ビジネス・仕事」の話し方がテーマです。そう考えると、主語が自分になってしまうと「自分よがりだな」と思われてしまう危険性があるんです。

そうならないために、主語を「We(私たち」にしましょう。主語を私たちにすると、一瞬で、相手と「同じ方向」に向くことができます。

例えば、取引先の方に、「御社の課題は?」と伝えるのと、「我々の課題は?」と伝えれば、ビジネスパートナーとして一体感が生まれます。

一緒に頑張っている感覚がなければ、仕事で大きな成果をあげることはできません。
1人だけ頑張っても無駄ですし、チームとして一緒に頑張る必要があります。

相手と同じ方向にむくために、チームとして成功を勝ち取るためにも、主語は自分ではなく、「私たち」で話をしていきましょう。
頼られるビジネスリーダーは必ず私たちで話をしています。

【まとめ】

いかがだったでしょうか?

今回の記事では、【仕事ができない人に「共通する」5つの話し方】について、お伝えしていきました。

1つ目:結論を後伸ばしに伝える

自分の感想、思ったことは、グッと我慢。
相手が求めていることに対して、結論から、シンプルに答えましょう。

2つ目:事実ベースで話さない

事実は揺るがない真実です。
解釈ではなく、裏切らない「数字」を使って話しましょう

3つ目:一方的に自分のペースで話す

「言った」と「伝わった」は似ているようで全く違います。
「ここまで大丈夫ですか?」
「ここまでで、質問はありませんか?」
とこまめに、相手の理解を確認しましょう。

4つ目:曖昧な回答をする

仕事において曖昧な答えは相手の信頼を無くします。
分からないときは、曖昧にせず、持ち帰ります。

しっかり調べてから、自信を持って提案しましょう。

5つ目:主語が「I」自分になっている

自分を主張することは悪いことではありません。
しかし、仕事の基本は「相手の問題解決をする」ことです。

ですので、相手に寄り添った提案をすることが、課題や問題を解決するための近道になります。
相手の目線に合わせるために主語を「私たち」にしましょう。

当たり前ですが、僕たちは、一人で生きている訳ではありません。
会社に働くにしろ、起業・副業をやるにしろ常に、「他者との関係性」ありきで生きています。
つまり、、「相手」がいるから仕事が成り立っているんです。

なので、必ず「相手を理解」する努力をしましょう。相手から理解されたら、あなたのことも理解してもらえます。
常に「相手ファースト」。面白いことに、「相手がどう思っているか」と常に相手の立場に立って考えられる人が成功する世の中です。

この記事をキッカケにあなたの仕事人生が、バラ色になることを心より祈っています。

この記事を動画にしました。ぜひチェックしてみてください。

ABOUTこの記事をかいた人

セールスコピーライター・マーケター これまで、1000名以上の方にビジネスの基礎からネット集客法や セールスコピーの技術などを伝え、数々の売上・集客アップに貢献している。 現在はセールスコピーライター養成活動にも力を入れている。